Changer de mutuelle d’entreprise : la check-list complète

Prêt.e à changer de mutuelle d'entreprise, mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Vous êtes au bon endroit !

Changer votre mutuelle entreprise ? C’est souvent une bonne idée, pour tout un tas de bonnes raisons. Pourtant, ce genre de projet est généralement perçu comme semé d’embûches. En effet, même si la loi Hamon simplifie les modalités de résiliation depuis 2021, il y a tout de même un certain nombre d’étapes à respecter pour déployer une nouvelle mutuelle en interne - ce qui a le don d’en refroidir plus d’un.e.

Bonne nouvelle : plus besoin de consulter une centaine de sites pour trouver les informations nécessaires au changement de votre mutuelle. Nous avons listé dans cet article toutes les étapes à respecter pour changer sereinement de mutuelle en interne et en avons même profité pour vous préparer une petite check-list téléchargeable, qui vous liste dans l’ordre les tâches à effectuer. De quoi éviter tout problème avec l’URSSAF et vous éviter des cheveux blancs !

Étape 1 : Définir précisément pourquoi vous souhaitez changer de mutuelle

Cette étape vous permettra de présenter votre projet aux différents décisionnaires par la suite. Listez simplement pourquoi vous souhaitez changer de mutuelle : salariés qui se plaignent des garanties, mauvaise relation avec l’assureur, service lent et peu réactif ou tout simplement (et on n’y pense pas assez), besoin ou envie de faire des économies, tant pour l’entreprise que pour les salariés.

Étape 2 : Consulter et/ou informer les différentes parties prenantes en suivant le processus initial du précédent contrat mis en place.

Votre mutuelle actuelle, comment a-t-elle été mise en place ? Qui a choisi de passer par cet assureur ? Avez-vous organisé un référendum en interne ? Êtes-vous passés par un courtier ? Qu’est-ce qui vous a fait choisir ce contrat en particulier ?

Comprendre l’historique vous aidera à mieux préparer le déploiement de votre future mutuelle et à comprendre qui associer en interne au choix et au projet.

En fonction de l’organisation de votre entreprise et de la procédure initialement utilisée, vous devrez informer les salariés. N’oubliez pas également que le souhait de vouloir changer de mutuelle et/ou de prévoyance doit être spécifié aux représentants du personnel et aux différents comités (CODIR, Conseil d’administration…).

Étape 3 : Analyser les besoins de vos salariés, et consulter vos accords de branche.

Étape suivante ? Analyser la consommation et les besoins de vos salariés afin de choisir les garanties adaptées. Pour cela, demandez à votre assureur actuel vos comptes de résultats de l’année et regardez aussi ceux des années précédentes. Votre assureur est tenu de vous les fournir une fois par an, et cela tombe bien : c’est une mine d’or pour comprendre les usages de vos salariés. En fonction de leurs principaux postes de dépenses et de reste à charge, vous allez pouvoir commencer à esquisser un cahier des charges pour votre prochaine mutuelle : de bons remboursements sur le dentaire, le minimum sur la médecine douce, car elle est moins utilisée… etc.

Tout dépend des usages de vos salariés et de leurs éventuelles insatisfactions. Cela peut d’ailleurs être assez utile de leur envoyer un questionnaire anonyme pour recueillir leur avis sur la question. Voici le sondage que nous recommandons à nos clients :

  1. Globalement, êtes-vous satisfait(e) des remboursements frais de santé de la mutuelle actuelle ? 1 - pas satisfait - 5 extrêmement satisfait ?
  2. Avez-vous déjà analysé les garanties de notre mutuelle ?
  3. Y a-t-il un poste de dépenses santé que vous trouvez mal couvert aujourd'hui par la mutuelle actuelle ?
  4. Si vous aviez un top 3, du plus important au moins important, des remboursements santé que vous aimeriez voir augmenter, quels seraient-ils ?
  5. Globalement, êtes-vous satisfait(e) de la gestion et du service client de notre mutuelle actuelle (délais de remboursement, support téléphonique, réactivité, etc.) ? 1 - pas satisfait - 5 extrêmement satisfait ?
  6. Commentaire libre

Dernière étape : affiner votre cahier des charges en regardant s’il existe un panier minimum de soins défini dans votre accord de branche, et avoir bien en tête que votre future mutuelle devra respecter la loi ANI.

Étape 4 : Comparer et choisir sa nouvelle mutuelle d’entreprise

Après avoir pris connaissance des différentes règles et après avoir listé vos besoins, vous pouvez à présent passer à la comparaison. Voici une liste des éléments à comparer :

  • Les cotisations,
  • Les garanties pour vos employés et leurs ayants-droits,
  • Les niveaux de remboursement sur ces actes médicaux,
  • Les délais de remboursement,
  • La qualité des services complémentaires (ex : service client),
  • Le délai de carence du contrat,
  • Le réseau de santé auquel le contrat donne accès.

Un peu perdu.e ? Pas de panique, vous pouvez aussi utiliser notre comparateur gratuit pour vous aider à choisir le meilleur contrat. L’avantage ? Nous établissons une sélection personnalisée en se basant sur votre DSN et sur les garanties imposées par votre convention collective. Et tout ça sans frais ;) Trouver le meilleur contrat grâce à Hoggo.

Étape 5 : Faire valider votre choix en interne

Vous avez trouvé LE contrat idéal ? Parfait, il ne reste plus qu’à convaincre tout le monde du bien-fondé de la démarche !

Si vous avez besoin de convaincre votre Comex ou votre direction financière, pensez à mettre en avant :

  • les économies réalisées, à la fois pour l’entreprise et les salariés ;
  • les nouvelles garanties qui couvrent mieux l’ensemble des salariés, en prenant des exemples concrets : si votre directrice générale a 3 enfants dont 2 avec des appareils dentaires, elle sera sûrement ravie d’apprendre qu’elle sera mieux couverte.
  • la qualité du service proposée par votre prestataire : délai de remboursements plus rapide, hotline dédiée… Ces infos font souvent la différence !
  • les services inclus par l’assureur : regardez bien, cela vous permet généralement de faire de substantielles économies, et d’avoir un filet de sécurité en cas de problème grave avec l’un de vos salariés.

Si vous êtes plus de 11, vous devrez également présenter votre projet au CSE. L’occasion d’insister sur les mêmes points, et de montrer vos nouvelles garanties.

Étape 6 : Résilier votre ancien contrat

Tout le monde est aligné sur le choix du nouveau contrat ? Super, le plus dur est fait ! Étape suivante : résilier votre contrat actuel. Il vous faudra pour cela consulter les délais de préavis et les délais de résiliation du contrat d’assurance déjà en place. C’est une étape très importante, car il est interdit de laisser vos employés sans couverture et ce même pour un jour.

Pour la résiliation, vous n’avez plus l’obligation de le faire par lettre recommandée, vous pouvez utiliser tout support, du moment qu’il s’agit d’un support durable.

Cependant, nous vous recommandons d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception afin de conserver une preuve et une trace de distribution en cas de litige. Pour vous faire gagner du temps, utilisez notre modèle de lettre de résiliation.

Étape 7 : Informer les salariés et les représentants du personnel et rédiger votre nouvelle DUE

Changer de contrat vous oblige à dénoncer votre ancienne DUE par écrit à vos salariés dans un délai de trois mois, et en faire signer une nouvelle à tous vos salariés. Vous devez par ailleurs informer vos salariés individuellement du changement - et oui, un simple affichage collectif ne suffira pas ! Si cette procédure n’est pas respectée, vous vous exposez à une sanction de l’URSSAF.

Au-delà de cette obligation légale, c’est aussi l’occasion de prévoir un vrai plan de communication pour annoncer la nouvelle en interne. Une meilleure mutuelle, qui coûte moins cher à vos salariés et les couvre mieux, c’est quand même une super nouvelle !

Étape 8 : Affilier vos salariés et gérer les cas de dispenses

C’est le grand jour : le lancement des affiliations ! Profitez-en pour demander de mettre à jour leurs informations personnelles afin d’être sûr que tout soit en place pour le déploiement du nouveau contrat. Un de vos employés a-t-il eu récemment un enfant ? Sont-ils tous bien affiliés à la sécurité sociale ? Ou bien l’un d’entre eux a déménagé ?

Il est important de connaître tous ces changements dans le but de les mettre à jour pour la mise en place du nouveau contrat. Si besoin, demandez-leur de remplir un nouveau formulaire de demande de la nouvelle compagnie d'assurance.

Pour télécharger cette super check-list, c'est par ici 👉 TÉLÉCHARGER

Oui, changer de mutuelle, c’est un projet qui peut faire peur sur le papier. Mais si vous savez vous entourer, cela devrait aller comme sur des roulettes. Hoggo vous permet justement de simplifier tout ce processus, en digitalisant toutes les étapes que nous venons de lister - et tout cela gratuitement. Intéressé.e ? Réservez une démo avec l’un de nos conseillers !

Contenu rédigé par : Manuella

Mis à jour le 22 août 2022

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