Comment faire un planning des congés ?

Comment gérer de manière efficace les plannings de congés de ses collaborateurs ? C’est l’une des principales problématiques que l’on rencontre dans les départements des Ressources Humaines.

En effet, pour les RH la gestion des périodes de congés et des absences des salariés (qu’ils soient à temps partiel ou à temps complet…) peut vite s’avérer fastidieuse.

Bonne nouvelle : des solutions existent pour vous faire gagner du temps, et vous permettre de vous consacrer au reste de vos tâches.

Qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Le planning congés, qu’il soit annuel, mensuel ou hebdomadaire, permet de visualiser clairement à quelle période se situent les jours de congés (congés payés, RTT, congés parentaux, arrêts maladies, arrêts de travail, congés familiaux, congés spéciaux…) de chaque salarié d’une entreprise.

Vos options pour créer un planning de congés

Il existe plusieurs manières de créer un planning de congés pour votre entreprise. Chacune a ses qualités et ses défauts, ce sera donc à vous de choisir ce qui est le plus pertinent pour votre organisation.

Option 1 : Le planning sur papier :

  • Avantages ✅ : vous pouvez l’accrocher dans l’entreprise pour qu’il soit visible par tous - utile pour que tout le monde soit au courant ;
  • Inconvénients ❌ : un planning papier ne se mettra jamais à jour tout seul. Il faut le modifier et l’actualiser à la main, puis le réimprimer. Le risque ? La version affichée dans vos bureaux ne sera pas forcément fiable ;

Option 2 : Le planning sur Excel :

  • Avantages ✅ : la modification du calendrier y est plus simple puisque l’on peut le mettre à jour au moment même où une information change ;
  • Inconvénients ❌ : c’est compliqué de trouver le bon template qui s’adapte parfaitement à votre entreprise. Et puis il y a toujours le risque que vous ou l’un de vos salariés fasse une fausse manip, ou que votre fichier ait un bug - vous faisant ainsi perdre toute l’info ! ;

Option 3 : Le planning sur un logiciel SIRH :

  • Avantages ✅ : chacun remplissant ses infos de son côté, il y a moins de risque de casser le fichier. De plus, la visualisation est plus claire, et vous pouvez accéder à plus d’infos sur la nature des congés de vos salariés (RTT, sans solde, etc) ;
  • Inconvénients ❌ : le planning avec les congés d’autres salariés n’y est pas toujours facilement accessible pour le collaborateur qui souhaite se caler sur les congés pris par d’autres membres de son équipe notamment ;

Toutes les entreprises ou structures doivent planifier les congés de leur personnel afin de s’assurer que leurs activités pourront continuer sans interruption.

Pour qui ce planning est-il utile ?

Le planning va être utile pour différents acteurs d’une entreprise tels que :

Les Responsables des ressources humaines : les personnes qui vont le plus bénéficier des avantages que procurent le calendrier de congés sont évidements les RRH, RH, DRH, Assistante RH…. La raison, cela va considérablement baisser leur charge de travail concernant les démarches liées aux absences des collaborateurs au sein de l’entreprise. La gestion des congés se voudra simplifiée et plus efficace.

Les managers : ⁣ ils vont avoir une visualisation optimisée sur la présence des salariés managés et donc de pouvoir anticiper les absences pour gérer son équipe en conséquence en faisant les ajustements nécessaires.

Les salariés : l'avantage pour eux est de pouvoir facilement faire des demandes, la durée et la date de leur prise de congés, avoir des retours plus précis et rapides.

Que retrouve-t-on sur un planning ?

Pour construire un planning, il va vous falloir les éléments suivants :

  • La liste des salariés de l’entreprise avec leur solde de congés de l’année en cours ;

  • La politique de congé mise en place selon les accords d’entreprise qui se compose du nombre de congés acquis mensuellement, le nombre de jours de congés consécutif maximum, le nombre maximum de salariés en congés simultanément, les jours fériés… ;

  • Une date limite par mois pour effectuer ses demandes de congés en jours ouvrés ou ouvrables afin de ne pas être bloqué pour la saisie de la clôture de paie ;

Comment utiliser le planning des congés gratuit proposé par Hoggo ?

Le planning sera créé automatiquement à partir des congés que vous allez rentrer sur la plateforme gratuite. Il y a deux manières de faire pour les inscrire dessus :

  • Soit, vous rentrez l’absence du collaborateur vous-même depuis l’espace administrateur ;

  • Soit le collaborateur fait la demande depuis son espace personnel qui est transmise automatiquement à l’administrateur ;

Une fois le congé rentrer, il pourra alors avoir trois status différents :

  • Jaune : En attente de validation, qui signifie qu’un collaborateur à fait une demande pour poser des jours et que celle-ci est en attente de validation soit par son manager, soit par les ressources humaines;

  • Vert : Validé, cela veut dire que la demande a soit été effectuée par un manager ou un administrateur, ce qui la valide automatiquement, soit que la demande faite par un salarié a été acceptée. Il s’agit alors d’un congé pris ;

  • Rouge : la demande de congé a été refusée et/ou dans l’attente d’une confirmation pour un report ou encore lorsqu’il s’agit d’un arrêt maladie ;

Vous pouvez maintenant regarder le planning à jour afin de voir si vous pourrez ou non accepter les futures demandes des collaborateurs.

Quels sont les points forts dû à l’utilisation d’un SIRH ?

  • Un gain de temps pour les ressources humaines, puisqu’elles gèrent tout depuis un espace administrateur, rapidement et facilement. Elles peuvent de plus déléguer aux managers cette validation des jours d’absences qu’ils effectueront donc sur l'accès salarié/managers ;

  • le processus de demande/validation des absences et de leur durée est fait en ligne de n’importe où : la plateforme étant digitalisée, elle est accessible depuis smartphone, ordinateur, tablette… ;

  • les informations sont centralisées et mises à jour automatiquement en temps réel dès qu’un collaborateur fait une demande ou qu’une validation est faite. Le temps d’échange est donc réduit ;

  • les congés seront visibles sur la clôture de paie et donc facilement transmis au gestionnaire de paie qui pourra y avoir accès depuis son espace “cabinet comptable” ;

  • le planning permet une vision globale du suivi des congés en cours, ce qui permet de mieux gérer les demandes en visualisant les différentes possibilités sur le planning ;

  • les erreurs y sont réduites grâce à la facilité de prise en main de l’outil. Il est simple d’annuler une demande ou de modifier une décision prise sur une demande de congé d’un collaborateur ;

Contenu rédigé par : Camille

Mis à jour le 15 juillet 2022

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