Comment choisir son logiciel de gestion des absences

La gestion des absences est un casse-tête pour vous ? Les logiciels de gestion des absences sont là pour simplifier la vie des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de congés ?

Un logiciel de gestion des absences est destiné à automatiser les procédures de prise de congés et d'absences (Congés payés, RTT, congés parentaux, arrêts maladie, jours fériés…) au sein d'une organisation.

Le logiciel simplifie le travail responsable en ressources humaines, il vous fait gagner du temps et permet une meilleure gestion du personnel, sans erreurs et sans malentendus entre RH et collaborateurs.

Il permet aussi à l’entreprise et aux managers de celles-ci d’avoir une prise de mesure directe de l’état de ses effectifs en temps réel, notamment grâce au planning.

Que contient ce logiciel de gestion des absences ?

Un bon outil de gestion doit contenir trois éléments très importants pour pouvoir optimiser votre gestion des absences:

  • Le premier élément est évidemment un planning dans lequel vous pourrez visualiser facilement les congés et absences

  • Le deuxième élément le plus important est évidemment la diversité des catégories d’absences.

  • Et enfin le dernier est un récapitulatif écrit avec les absences qu’elles soient valides ou en cours de validation.

Que permet le logiciel ?

Un logiciel de ce type va vous permettre de faire sur la même plateforme de nombreuses actions liées à cette gestion des absences qui peut être compliquée et longue. Ces actions sont donc variées et peuvent être collaborative grâce à une implication du salarié dans ce processus :

  • Planifier les demandes d’absence des collaborateurs, c'est-à-dire les créer directement dessus depuis un espace RH ;
  • Consulter les demandes de congés faites par un collaborateur depuis son propre espace ;
  • Modifier si les dates ou le motif n’est pas bon ;
  • Recevoir une notification lorsqu’un salarié fait une demande ;
  • Valider ou refuser ces mêmes demandes ;
  • Visualiser en temps réel les soldes, de RTT, Congés payés… des salariés grâce aux compteurs ;
  • Exporter les données vers la paie, ou les transmettre au gestionnaire de paie, comptable, expert-comptable ;
  • Garantir la conformité URSSAF
  • Pouvoir maîtriser l’absentéisme au sein de la société

Qui utilise les logiciels de gestion de congés ?

Tous les types de structure peuvent utiliser le logiciel, que vous soyez dans une TPE, PME et ETI ou encore administrations publiques, groupes internationaux, etc.

En interne, le logiciel est à destination des employés, des responsables RH et aussi des directeurs RH et dirigeants de structure.

Quelles intégrations peuvent avoir les logiciels ?

Vous pouvez intégrer différents éléments au logiciel de gestion administrative des absences pour optimiser encore plus votre gestion des absences :

  • Google : Gmail, Google Calendar, Google Docs ;
  • la Suite Microsoft : Microsoft Office 365, Microsoft Outlook ;
  • Les autres intégrations : CRM, Asana, Jira, Basecamp ; logiciel de paie

Quel est le prix d'un logiciel de gestion des congés - absences - vacances ?

Le prix peut varier, il dépend majoritairement de ce que vous recherchez en termes de fonctionnalités, d’options, de nombre d'utilisateurs et de performance de l’outil. Il existe des logiciels gratuits, en revanche le logiciel en ligne le plus cher coûte 270,00 €.

Comment choisir un logiciel en ligne ?

Votre choix va dépendre de vos critères qui peuvent être très variés selon le nombre de salariés et vos critères concernant le logiciel. Pour effectuer ce choix, voici les points à prendre en compte :

  • Vos besoins : prix, type de société, nombre de salariés, temps de paramétrage… ;
  • Regardez les avis : + recommandé, + utilisé, - cher, ce que les utilisateurs pensent de l’utilisation, le service client du produit… ;
  • Comparez : les fonctionnalités, le prix : mettez en concurrence les logiciels… ;
  • Testez : n'hésitez pas à utiliser les essais gratuits, ils sont faits pour que vous puissiez tester la solution et voir si elle vous convient au mieux ;
  • Hébergement des données : est-ce en France, en Europe, ailleurs dans le monde… cela pourrait avoir un impact sur les lois des protections des données ;
  • Systèmes d'exploitation possible : Windows, MacOS, Linux, ... ;

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de congés gratuit ?

Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences sont multiples et divers :

  • Dématérialisation : la plateforme vous permet de toute mettre dessus et de pouvoir y accéder de n’importe où, à n’importe quel moment ;
  • Simplification : La gestion des congés y est plus facile et simplifié donc les erreurs y sont fortement réduites ;
  • Économies : l’utilisation d’un logiciel gratuit, n’engendre pas de couts supplémentaires et peut donc être adopté plus facilement ;
  • Efficacité : l’utilisation de ce logiciel est un gain de temps considérable sur la gestion RH ;
  • Coopération : sur la plateforme, la possibilité de travailler directement par des échanges entre RH et salarié offre une meilleure communication sur le sujet ;

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Contenu rédigé par : Camille

Mis à jour le 25 juillet 2022

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