Obligation Sociale Registre unique du personnel

Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel, qui concerne tous les salariés de l’entreprise.

L’employeur doit tenir un registre par établissement qui doit contenir des mentions obligatoires permettant d’identifier le salarié :

• Nom et prénom
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
• Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise (embauche d’un jeune de moins de 16 ans ou travailleur étranger), date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation
• Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les travailleurs titulaires d’un CDD : mention « contrat à durée déterminée »
• Pour les salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier
• Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
• Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
• Pour les stagiaires : les nom et prénoms du stagiaire ; les dates de début et fin du stage ; les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.
• Pour les salariés étrangers détachés en France : une copie de la déclaration de détachement en annexe du registre

Aucune forme n’est imposée pour la tenue du registre du personnel : il peut être tenu sous format papier ou électronique après information des délégués du personnel ou du CSE, de l’inspection du travail et déclaration à la CNIL simplifiée.

Le personnel doit être inscrit dans l’ordre chronologique des embauches. 

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

Sanctions en cas de non tenue du registre : 

L'employeur s'expose à une contravention de 4ème classe (qui peut aller jusque 750 euros) pour chaque salarié concerné.