Changement de la mutuelle d’entreprise par l’employeur : guide complet

Depuis la loi ANI de 2016, toutes les entreprises du privé ont l’obligation de mettre en place une mutuelle santé collective prise en charge à au moins 50%. Tous les salariés doivent y souscrire, sauf en cas de dispense prévue par la loi.

L’employeur peut toutefois décider de changer la mutuelle santé de l’entreprise si celle-ci ne répond plus aux attentes (trop chère, garanties insuffisantes) ou si elle ne propose pas les minimums imposés par la convention collective de l’entreprise (en cas de changement vers une convention collective par exemple).

Comment procéder au changement de la mutuelle santé de l’entreprise ? Découvrez tous les conseils de SideCare dans ce guide détaillé sur la résiliation mutuelle par l’employeur.

Résiliation de la mutuelle entreprise : pourquoi résilier ?

L’employeur peut décider de résilier le contrat mutuelle pour plusieurs raisons, comme par exemple :

• Le contrat n’est pas optimisé car le choix a été fait à la hâte pour se mettre en conformité, ou par défaut sans avoir fait une étude de marché
• Le contrat n’offre pas des garanties satisfaisantes aux salariés compte tenu de leurs besoins spécifiques
• Le contrat est tout simplement trop cher

En effet, pour un dirigeant dont l’attention est concentrée sur la réussite de son entreprise, le choix de la mutuelle santé collective est rarement un enjeu prioritaire.

Il faut beaucoup de temps pour se plonger dans les grilles tarifaires et passer en revue les garanties sur les soins. Sans oublier qu’il faut reproduire ce travail d’analyse sur plusieurs contrats différents afin de comparer les offres du marché.

Nombreux sont les dirigeants d’entreprises qui ont donc souscrits une complémentaire santé sans optimiser son rapport qualité des garanties / prix, ou sans avoir comparé les différentes offres du marché entre elles.

Un autre événement peut entraîner la résiliation de la mutuelle santé d’entreprise : si l’entreprise rejoint une nouvelle branche professionnelle (Convention Collective Nationale). En effet, certaines CCN exigent des minimums bien spécifiques sur les garanties ou le niveau de prise en charge employeur. La mutuelle de l’entreprise peut devenir non conforme et l’employeur sera obligé de la résilier afin de souscrire à une mutuelle compatible avec sa nouvelle CCN.

Dans tous les cas, pensez à souscrire à une nouvelle mutuelle avant de résilier votre mutuelle actuelle. La date d’effet de votre nouvelle souscription sera définie au jour de la résiliation pour éviter tout doublon de couverture, ou pire, toute absence de couverture qui mettrait l’entreprise dans une situation de non respect de la loi ANI.

Les formalités et les délais pour changer de mutuelle entreprise

Tout d’abord, sachez qu’en tant qu’employeur, vous devez tenir informés vos salariés du changement de mutuelle au moins 3 mois à l’avance, et devrez rédiger une DUE (Décision Unilatérale de l’employeur).

Plusieurs formalités de résiliations sont possibles, selon les cas :

La résiliation à échéance

Cela signifie une résiliation à la date d’anniversaire du contrat. C’est le cas le plus fréquent, permis par la loi Chatel sur la libéralisation du marché. Pour cela, l’employeur fera parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception à son assureur, en respectant un préavis de 2 mois (soit, le plus souvent, avant le 31 octobre pour les contrats dont la date d’anniversaire est le 1er janvier). Pour accéder à notre modèle de courrier recommandé de résiliation, cliquez ici.

La résiliation hors échéance

Cela est possible dans deux situations :

• Les termes du contrat le permettent expressément
• L’assureur décide unilatéralement d’une hausse des cotisations ou d’un changement sur les garanties : l’employeur dispose alors de 30 jours pour résilier à compter de la réception de la notification de l’assureur

Bon à savoir : avec la loi Hamon, qui sera mise en application à partir du 1er décembre 2020, il sera possible de résilier hors échéance (en respectant le préavis) avec tous les contrats. C’est le principe de la résiliation infra-annuelle, qui donnera encore plus de flexibilité aux employeurs quant au choix de la complémentaire santé.

Enfin, sachez que souscrire à une nouvelle mutuelle via SideCare vous décharge de ces démarches administratives de résiliation. En effet, nos équipes s’occupent de tout à votre place. SideCare procède à la résiliation de votre contrat, à la souscription du nouveau contrat optimisé, et à l’affiliation de vos salariés.

Résiliation de la mutuelle entreprise : qui peut résilier ?

La seule personne habilitée à résilier la mutuelle santé d’entreprise est le dirigeant d’entreprise ou son pouvoir (salarié subordonné auquel il a délégué cette mission, ou société de courtage). La résiliation doit intervenir en envoyant une lettre recommandée avant l’échéance du contrat, en respectant les délais évoqués ci-dessus.

Rappel important : la loi ANI oblige toute entreprise à proposer à ses salariés une mutuelle santé, il est donc impossible d’envisager une période de non couverture des salariés entre la résiliation de l’ancien contrat mutuelle, et la souscription du nouveau contrat. Aucune tolérance ne sera possible aux yeux de l’URSSAF : les salariés doivent être couverts en continu

C’est pourquoi il faut impérativement avoir déjà souscrit à la nouvelle mutuelle santé d’entreprise avant de débuter la procédure de résiliation du contrat actuel, afin de garantir la continuité de la couverture santé pour les salariés.

Une bonne manière de se prémunir contre tout problème de délais est de recourir aux services d’un courtier comme SideCare. Une fois votre nouvelle mutuelle choisie sur devis, SideCare prend en charge gratuitement la résiliation du contrat mutuelle actuel, et s’occupe des démarches de mise en place du nouveau contrat (affiliation de vos salariés, DUE, etc).

Attention toutefois, la décision d’instaurer un changement de mutuelle peut provenir d’autres biais qu’une décision de l’employeur. Au total, on compte trois actes fondateurs possibles :

• un référendum auprès des salariés,
• un accord issu de négociation d’entreprise entre la direction et les représentants des salariés,
• une décision unilatérale du dirigeant.

La lettre de résiliation pour une mutuelle santé entreprise

La lettre de résiliation mutuelle doit contenir notamment le numéro de référence du contrat souscrit, ainsi que la date de début du contrat. Le motif n’est pas obligatoire, seule compte la décision.

Pour vous simplifier la vie, SideCare vous propose gratuitement un modèle de lettre de résiliation de la mutuelle santé entreprise. Cliquez ici pour y accéder.

Comment choisir son nouveau contrat de mutuelle entreprise ?

Il y a 3 grands principes à respecter au moment de choisir un nouveau contrat mutuelle :

1. D’abord, respecter les garanties minimales du panier de soin prévu par le droit du travail, ou par votre accord de branche si la CCN de votre entreprise fixe des garanties supérieures.
2. Ensuite, raisonner en terme de rapport qualité des garanties / prix, plutôt qu’en prix uniquement. Schématiquement, on peut le résumer ainsi : si une mutuelle coûte 10% moins chère, mais qu’elle couvre en moyenne 20% de moins sur les garanties, le coût total réel des dépenses de santé des salariés (et du dirigeant s’il est aussi sur cette mutuelle) sera supérieur.
3. Enfin, bien étudier les besoins des salariés en matière de santé et choisir un contrat avec des garanties adaptées. Par exemple, si vos salariés portent des charges lourdes ou travaillent de nuit, il faut probablement anticiper un besoin supérieur en matière de soins physique comme la kinésithérapie ou l'ostéopathie, etc.

Ensuite, voilà les points de détail à étudier sur le contrat mutuelle ciblé :

• Le niveau des cotisations (soit le prix, dont 50% au moins revient à l’employeur),
• Les garanties, c’est-à-dire les actes médicaux et les prestations prises en charge,
• Les niveaux de remboursement sur ces actes médicaux,
• Les délais de remboursement,
• La qualité des services proposés (suivi en ligne, etc),
• Le délai de carence du contrat,
• Le réseau de santé auquel le contrat donne accès (comme Itelis par exemple).

Bien sûr, l’employeur n’a aucun intérêt à réaliser seul cette démarche d’analyse des offres mutuelle. Un courtier conseiller, comme SideCare, dont le service est entièrement gratuit et sans frais cachés, peut réaliser ce travail de recherche des meilleurs contrats mutuelle pour le compte de l’entreprise.

Employeurs : obtenir un devis gratuit sur la mutuelle collective

Pour un employeur souhaitant changer de mutuelle entreprise, il y a deux grandes difficultés à surmonter :

1. Le marché de l’assurance collective présente une grande diversité d’acteurs : les assureurs, les gestionnaires, les institutions de prévoyance, etc. Pas évident de repérer les bons interlocuteurs.
2. Les produits de mutuelle sont difficiles à décrypter : chaque assureur propose ses propres produits, avec des prix, niveaux de garanties, et services bien spécifiques. Il faut donc comparer plusieurs offres et obtenir plusieurs devis afin de faire un choix éclairé, qui prend en compte les meilleures options du marché.

Comment obtenir une proposition auprès d’un assureur ? Vous pouvez :

• vous déplacer en agence (parfois, un RDV sera nécessaire) s’il y en a une près de chez vous,
• appeler le département commercial de l’assureur,
• utiliser le formulaire en ligne sur le site de l’assureur.

Ensuite, il vous faudra répéter cet effort sur plusieurs organismes différents, répondre aux même questions (combien de salariés dans votre entreprise, leur âge, leur statut, quelle activité, etc) et faire un travail d’analyse comparé.

Cela vous semble fastidieux ? On vous comprend. Il y a heureusement une alternative beaucoup plus simple : recourir à un courtier en ligne, comme SideCare.

Vous faites une demande de devis en ligne sur notre plateforme en quelques minutes, et SideCare s’occupe de tout :

• Présentation des propositions les plus pertinentes (parmi les meilleurs assureurs du marché, comme Axa, Gan, Malakoff Humanis, SwissLife, AG2R, …), avec le prix et la liste claire de toutes les garanties.
  
• Accompagnement dédié pour vous aider à résilier votre contrat en cours, souscrire au nouveau contrat, et même gérer les affiliations de vos salariés.
• Négociation d’un contrat sur-mesure si la taille de votre entreprise le permet, pour souscrire à une mutuelle parfaitement optimisée à votre budget et aux besoins de vos salariés.

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